Política de Privacidade

Visão geral

Esta Política de Privacidade explica como os dados pessoais podem ser tratados no ZiaSign, plataforma de preparação, envio, assinatura, gestão e verificação de documentos eletrônicos.

Ela se aplica a titulares de contas, representantes de organizações, signatários convidados e pessoas que interagem com nossos canais. O tratamento deve observar a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), conforme a finalidade e o papel de cada parte.

Quem decide sobre os dados

Nas operações de cadastro, autenticação, segurança, faturamento e administração da plataforma, o operador do ZiaSign normalmente define as finalidades e os meios do tratamento, atuando como controlador.

Quando um cliente envia documentos e determina quem deve assiná-los, esse cliente pode atuar como controlador dos dados incluídos nos documentos, enquanto o ZiaSign pode atuar como operador, conforme a operação concreta e os contratos aplicáveis. A classificação não é automática e depende das decisões efetivamente tomadas.

Os dados cadastrais completos do responsável legal pela operação e o canal específico do encarregado, quando aplicável, deverão constar dos dados institucionais definitivos antes do lançamento público.

Quais dados podem ser tratados

• Cadastro e conta: nome, e-mail, telefone, identificadores de empresa, credenciais protegidas e preferências.
• Signatários: nome, CPF quando solicitado, e-mail, telefone, status de confirmação, datas e respostas fornecidas no fluxo.
• Documentos: arquivos enviados, nomes de documentos, participantes, permissões, status e histórico de ações.
• Evidências: IP, agente de usuário, horários, registros de leitura, confirmação, aceite, assinatura, hashes e outros dados necessários à trilha de auditoria.
• Assinatura: representação gráfica desenhada, digitada ou enviada, quando utilizada.
• Pagamento e suporte: identificação do plano, transações, registros de atendimento e informações necessárias à cobrança; dados completos de cartão, quando aplicável, devem ser processados pelo provedor de pagamentos.

O conteúdo dos documentos pode conter dados pessoais sensíveis inseridos pelos próprios usuários. Recomendamos compartilhar apenas informações necessárias e adotar cuidados adicionais quando houver dados dessa natureza.

Finalidades e bases legais

Tratamos dados conforme a finalidade específica e a base legal pertinente, que pode incluir execução de contrato ou procedimentos preliminares, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, legítimo interesse sujeito às salvaguardas cabíveis e consentimento quando exigido.

• Disponibilizar contas, convites, documentos e assinaturas.
• Autenticar participantes, reduzir fraudes e preservar evidências técnicas.
• Emitir certidões, permitir verificação pública limitada e atender solicitações autorizadas.
• Processar planos, pagamentos, suporte e comunicações operacionais.
• Prevenir abusos, investigar incidentes e cumprir obrigações legais.

O consentimento não é utilizado como justificativa genérica para todo o tratamento. Quando for a base aplicável, poderá ser revogado nos termos da legislação, sem invalidar tratamentos anteriores lícitos ou deveres de retenção.

Assinaturas, documentos e verificação

O ZiaSign registra eventos associados ao fluxo de assinatura, incluindo confirmação de identidade declarada, leitura, manifestações de vontade, data e hora, informações técnicas de conexão e integridade dos registros.

Quando a verificação adicional de identidade estiver habilitada, um prestador especializado, como a Thea, poderá tratar imagens de documentos, selfie e dados biométricos para validação de identidade e prevenção de fraudes, mediante informação adequada aos participantes e observância das bases legais pertinentes para dados sensíveis. A disponibilidade, as responsabilidades e a retenção deverão seguir as condições efetivamente contratadas.

Confirmação por e-mail, código ou dados declarados não constitui, isoladamente, prova absoluta de identidade. A robustez da identificação depende dos controles efetivamente aplicados a cada operação.

A verificação pública deve fornecer informações limitadas sobre a existência, o estado e a integridade do registro, sem disponibilizar livremente o conteúdo dos documentos nem expor CPF, e-mail, telefone ou IP completos. Acesso a arquivos e evidências detalhadas deve depender de autorização apropriada.

Compartilhamento e fornecedores

Verificações complementares de identidade, quando ativadas, poderão envolver fornecedores de análise documental e biometria. O ZiaSign deverá limitar o compartilhamento aos dados necessários e observar os contratos e controles de segurança aplicáveis.

Dados poderão ser compartilhados, na medida necessária, com destinatários definidos pelo cliente, prestadores de hospedagem, serviços de envio de e-mails e mensagens, meios de pagamento, infraestrutura técnica, autoridades competentes e outros fornecedores contratados para operar o serviço.

O uso de infraestrutura em nuvem pode envolver tratamento ou armazenamento fora do Brasil. Quando houver transferência internacional, devem ser observados os mecanismos legais aplicáveis e as medidas contratuais e técnicas pertinentes.

Âncoras criptográficas externas, quando implementadas, devem conter preferencialmente identificadores técnicos e hashes, sem cópias dos documentos nem dados pessoais diretamente identificáveis.

Prazo de retenção e exclusão

Os dados serão mantidos pelo período necessário à prestação do serviço, à comprovação das operações, ao cumprimento de obrigações legais, à prevenção de fraude e ao exercício regular de direitos, respeitados os critérios de necessidade e proporcionalidade.

O encerramento da conta ou o pedido de exclusão não significa apagamento imediato de todas as evidências: certos registros poderão precisar ser preservados por fundamento legal válido, com acesso restrito e pelo prazo justificável. Não estabelecemos aqui um prazo único sem considerar a natureza do documento e a finalidade do tratamento.

Segurança da informação

Adotamos e aprimoramos controles como autenticação, limitação de acesso, comunicação protegida, segregação de funções, registros de auditoria, verificação de integridade criptográfica e monitoramento de incidentes, conforme os recursos efetivamente implantados.

Nenhum ambiente digital é completamente imune a riscos. Usuários devem proteger suas credenciais, dispositivos, links e códigos de confirmação e comunicar atividades suspeitas.

Se ocorrer incidente que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, serão avaliadas as medidas de contenção e as comunicações exigidas pela legislação e pela regulamentação aplicável.

Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD e conforme as condições legais, o titular poderá solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, portabilidade quando aplicável, informações sobre compartilhamento e revisão de decisões exclusivamente automatizadas, quando pertinente.

Também poderá questionar o tratamento ou apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Solicitações que envolvam documentos de clientes poderão ser encaminhadas ao controlador responsável, quando o ZiaSign atuar como operador.

Para iniciar uma solicitação, utilize o canal de contato institucional informado abaixo. Poderemos exigir confirmação proporcional da identidade para evitar exposição indevida de dados.

Dados de faturamento e aceites

Para facilitar compras autenticadas, o ZiaSign poderá armazenar CPF e telefone do titular, vinculados à sua conta, além de nome, e-mail, empresa compradora, pedidos, identificadores de transação e informações de confirmação recebidas do meio de pagamento. Registra também versão das condições aceitas, data, horário, endereço IP e dados técnicos do navegador para comprovar a contratação e auxiliar a prevenção a fraudes.

Os dados são utilizados para execução contratual, cobranças, segurança, suporte e cumprimento de obrigações aplicáveis, com acesso limitado a pessoas e serviços autorizados. Transações financeiras são processadas por prestadores de pagamento, como a PagHiper, de acordo com seus papéis e políticas próprios. O cliente poderá solicitar informações e exercício de direitos pelo canal de privacidade, observadas retenções legais.

Cookies e tecnologias similares

O site poderá utilizar cookies e armazenamento local necessários para sessão, autenticação, segurança e preferências. Cookies não essenciais, caso venham a ser implementados, deverão receber tratamento específico de transparência e consentimento quando aplicável.

Esta política não afirma que ferramentas de publicidade ou rastreamento estejam atualmente instaladas; tais integrações, se adotadas, deverão ser informadas adequadamente.

Atualizações e contato

Esta política poderá ser atualizada em razão de mudanças no serviço, nos fornecedores ou na legislação. Alterações relevantes serão comunicadas por meios adequados.

Canal para assuntos de privacidade: contato@ziasign.com.br. Antes do lançamento público, confirmar o responsável jurídico pelo serviço, seu endereço institucional e o canal definitivo para solicitações LGPD.

E-mails e mensagens operacionais

Notificações automáticas podem partir de no-reply@ziasign.com.br. Para atendimento e solicitações de privacidade, escreva para contato@ziasign.com.br.

Convites por WhatsApp podem ser transmitidos pela central de comunicação LuzoInvest, exibida como ZiaPay no WhatsApp, com cabeçalho e rodapé identificando o ZiaSign.

Verificação de identidade com a Thea

Quando o recurso estiver habilitado, a verificação de identidade poderá ser processada pela fornecedora Thea, envolvendo imagens do documento de identificação, selfie, comparação facial e prova de vida. Esses dados, inclusive biométricos quando tratados para identificar uma pessoa, exigem proteção reforçada e fundamento legal apropriado. O compartilhamento deverá se limitar ao necessário à finalidade informada, conforme os papéis e as condições contratuais de cada participante.

O ZiaSign poderá receber identificadores de sessão, resultados, status e registros técnicos necessários à auditoria. A extensão dos dados efetivamente compartilhados, os prazos de retenção e eventual transferência internacional deverão ser confirmados com a fornecedora antes da ativação pública. O recurso ainda está em implantação.